أصدرت وزارة المالية كتاب دوري رقم 135 لسنة 2023 بشأن آليات التعامل مع مدفوعات شركات المرافق في ضوء التكامل بين منظومتي الدفع الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية.
وأشار المنشور إلى أنه يأتي في إطار الجهود المستمرة التي تقوم بها وزارة المالية وسعيها الدائم لتحقيق دورها الرقابي وحوكمة الإجراءات المالية.
كما يأتي في ضوء متابعتها المستمرة لوحدات الحسابية ومدى التزام جهاتها بتنفيذ قرار وزير المالية رقم (595) لسنة 2022، وكذا حرص الوزارة على توفير الآليات الملائمة لتعامل الجهات الحكومية مع منظومات الميكنة وتيسير لأعمال الجهات واستجابة للاستفسارات في شأن التعامل في بعض الحالات في ظل تكامل منظومتي الدفع والتحصيل الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية واستكمال للتعليمات الصادرة في ذات الشأن فقد تم التوجيه نحو عقد اجتماعات مع ممثلى شركات المرافق وممثلى وزارة المالية ومصلحة الضرائب المصرية.
وقد تم الانتهاء إلى التوافق على معالجات يلتزم بها الأطراف كل في نطاقه للعمل بها في ظل الفاتورة الإلكترونية.
وفي حالات دفع مقابل الاستهلاك للعدادات الميكانيكية أو (اللاحقة للاستخدام ) الثابتة لشركات الخدمات ( الكهرباء، المياه، التليفون، الغاز، البترول، الاتصالات) فيتم الالتزام في تعامل الجهات الإدارية مع شركات الخدمات بالدفع من خلال فاتورة الكترونية تقوم بإصدار أمر دفع بناء على فاتورة إلكترونية مقدمة من شركات الخدمات ويقوم مدخل بيانات إدارة التعاقدات بتجميد الفاتورة تجميد مؤقت على منصة حوكمة الفواتير ويؤشر بذلك على الفاتورة الإلكترونية المرفقة بالمستند أو الكشف حال فواتير الاتصالات (تم التجميد).
على أن يتم مراعاة تقدم شركات الكهرباء الإيصال المعتاد شريطة أن يكون مدون عليه (الرقم الإلكتروني للفاتورة المكون من 26 رقم وحرف – الباركود – رقم التسجيل الضريبي).
كما تتقدم شركات الاتصال كشف موضح به ( الرقم الالكتروني للفاتورة المكون من 26 رقم وحرف – الباركود – رقم التسجيل الضريبي) بديل عن الفواتير الإلكترونية المطبوعة ليرفق بالمستند وتتمكن الجهه من تجميد الفواتير على منصة الحوكمة.
وفي حالات دفع مقابل الاستهلاك للعدادات مسبقة الشحن (ذات الكارت)، فتقوم تقوم الجهات بإصدار أمر دفع مقدم باستخدام قائمة إدارة المستفيد على منظومة GPS بدون فاتورة الكترونية على أن يلتزم فى تسوية أمر الدفع المقدم بفاتورة الكترونية ويقوم مدخل بيانات ادارة التعاقدات بتجميد الفاتورة تجميد مؤقت على منصة حوكمة الفواتير ويؤشر بذلك على الفاتورة المرفقه بالتسوية لأمر الدفع المقدم. كما يتم مراعاة تلك الجهات أن أمر الدفع المصدر يتساوى قيمتة مع قيمة الكروت المراد شحنها.
وفي حالة أعمال بناء على مقايسات، فتقوم شركات المرافق بإصدار أمر دفع مقدم باستخدام قائمة إدارة المستفيد على منظومة GPS بدون فاتورة إلكترونية بناء على المقايسة المبدئية المقدمة في ذات الشأن على أن يتم التسوية بفاتورة إلكترونية بناء على المقايسة النهائية وفقا للحالة.
أما برد المتبقي من الدفع المقدم (حال ان المقايسة النهائية اقل من المبدئية)، أو التسوية فقط (حال أن المقايسة النهائية تساوى المبدئية)، على أن يقوم مدخل بيانات إدارة التعاقدات بتجميد الفاتورة تجميدا مؤقتا على منصة حوكمة الفواتير ويؤشر بذلك على الفاتورة المرفقه بالتسوية، أو باستخراج أمر دفع مرتبط بفاتورة إلكترونية مجمدة مؤقتا من على منصة حوكمة الفواتير عند التسوية إذا تطلب الأمر استكمال مبلغ المقايسة وفقا لما انتهت آلية حال المقايسة النهائية أكبر من المقايسة المبدئية.
أما في حال الأعمال التي تتطلب تأمين القوى المحركة، فتقوم الجهات بإصدار أمر دفع مقدم باستخدام قائمة ادارة المستفيد على منظومة GPS بدون فاتورة إلكترونية.
كما أنه في حال رد التأمين بقيمة أقل من القيمة المدفوعه لأسباب تتعلق باساءة استخدام المحول تسوى تلك القيمة بفاتورة الكترونية من شركة الكهرباء ويقوم مدخل بيانات إدارة التعاقدات بتجميد الفاتورة تجميد مؤقت على منصة حوكمة الفواتير ويؤشر بذلك على الفاتورة المرفقة بالتسوية لأمر الدفع المقدم على ان يذكر بوصف أمر الدفع ( مقابل تامين القوى المحركة).
وبالنسبة لحالات دفع مقابل رد الشيء لأصله، فذهب المنشور إلى أنها تتمثل في الحالات التي تتولى فيها الجهات الإدارية متابعة شركات الخدمات في رد الشيء الأصله المتسبب اعمال الشركات في تلفه.
وذهبت التعليمات إلى أن تقوم الشركة المعنية بسداد قيمة المقايسة الابتدائية للجهة الحكومية نظير رد الشيء الأصلة.
ويعلى المبلغ بحساب الدائنة على ذمة الانتهاء من أعمال رد الشيء لأصله باسم الشيء المتسببة في تلفه أعمال الشركة، وفي حال قيام ذات الشركة بأعمال الإصلاح ورد الشيء لأصلة يتم الصرف لها مقابل فاتورة الكترونية مرتبطة بأمر دفع.
وفي حالة قيام الجهة بتكليف أحد المقاولين بأعمال رد الشيء لأصله يتم صرف مستحقاته مقابل امر دفع مرتبط بفاتورة إلكترونية ويتم تسوية المسدد من شركات الخدمات ما بين شركات الخدمات والجهة الإدارية من خلال افادة من الجهه معتمدة مرفق بها صورة الفاتورة المنفذ من خلالها الأعمال بفاتورة إلكترونية.
وفي كل الحالات يقوم مدخل بيانات ادارة التعاقدات بتجميد الفاتورة تجميد مؤقت على منصة حوكمة الفواتير ويؤشر بذلك على الفاتورة المرفقه بالمستند.
ونصت التعليمات على الآليات الخاصة بالتعامل مع مدفوعات هيئة البريد.
وذهب المنشور إلى قيام الجهات بإصدار مطالبة وفق النموذج المرفق محدد بها عدد الطوابع وفئاتها والقيمة موجهة للمنطقة البريدية التابعة لها متعهدة بإصدار أمر الدفع خلال 5 أيام من المطالبة وتعتمد وتختم بالشعار وتسلم للبريد وتستلم الجهة بناء عليها فاتورة إلكترونية.
كما يقوم مدخل بيانات إدارة التعاقدات بتجميد الفاتورة تجميد مؤقت على منصة حوكمة الفواتير ويؤشر بذلك على الفاتورة المرفقة.
كما يصدر أمر دفع على منظومة GPS مرتبط بفاتورة إلكترونية لصالح البريد ويطبع أمر الدفع و يختم ويسلم للمنطقة البريدية لاستلام الطوابع او الدمغات لاتخاذ إجراءات الفحص والإضافة بشأنها مع مراعاة أن حال عدم التزام الجهة بالمدة المحددة يعتبر البريد الفاتورة لاغية.
وذهبت التعليمات إلى عدد من تعليمات عامة، والتي تأتي في ضوء قرار وزير المالية رقم 595 لسنة 2022 بشأن حظر استخراج أوامر دفع غير مرتبطة بفاتورة الكترونية لأعمال (المقاولات – التوريدات – الخدمات) فإن وزارة المالية تؤكد على:
عدم التعاقد لأعمال (المقاولات – التوريدات – الخدمات) الا مع المسجلين بمنظومة الفاتورة الالكترونية والمصدرين لها، وكذا عدم اصدار أوامر دفع الكترونية مرتبطة بفاتورة الكترونية الا بأسماء الشركات مستحقيها (وحظر إصدارها بأسماء أشخاص) .
كما يحظر على الجهات الحكومية تلقى فواتير بأسماء موظفين بها والتأكيد على أن تكون الفواتير الصالحة والمستحقة للصرف موجهة باسم الجهة. كما يتم تنقية قائم المستفيد من أي مسميات سبق استثناؤها وعدم التعامل معها لأعمال (المقاولات التوريدات – الخدمات الا من خلال فاتورة إلكترونية.
كما يتم الكتابة بشكل واضح في توصيف المدفوعة بأمر الدفع على سبيل المثال (سلفة – دفع مقدم – مشتريات – توريدات – صيانه – مرتبات – استقطاع تأمين).
على أن تلزم جهات التعاقد (موردين – مقاولين – مؤدى خدمات) مع الجهات الإدارية للدولة بضرورة تسليم الجهة الإدارية فاتورة الكترونية مطبوعة معتمده لترفق مع مستندات الصرف للمستحقات.
كما أنه على مسئولي التعاقدات بالجهات و مراجعي الحسابات ومدخلي بيانات برنامج الدفع الإلكتروني GPS بكافة جهات الجهاز الإداري للدولة ووحدات الإدارة المحلية والهيئات العامة الخدمية والهيئات الاقتصادية، والأجهزة المستقلة وغيرها من الجهات الحكومية المختلفة مراعاة الالتزام بتنفيذ ما جاء بالمنشور بكل دقة.
وكان ينص قرار وزير المالية رقم 595 لسنة 2022، على حظر على كافة الجهات الإدارية إصدار أوامر دفع إلكترونية لأي من الموردين أو المقاولين أو مقدمي الخدمات الإدارية من الشركات وغيرها من الأشخاص الاعتبارية والطبيعية المنصوص عليها في المادة (4) من اللائحة التنفيذية لقانون الإجراءات الضريبية الموحد.
وجاء في المادة الأولى للقرار أنه اعتبارًا من 1/12/ 2022، يحظر على كافة الجهات الإدارية إصدار أوامر دفع إلكترونية لأي من الموردين أو المقاولين أو مقدمي الخدمات الإدارية من الشركات وغيرها من الأشخاص الاعتبارية والطبيعية المنصوص عليها في المادة (4) من اللائحة التنفيذية لقانون الإجراءات الضريبية الموحد. إلا إذا كانت الفواتير صادرة من خلال منظومة الفاتورة الإلكترونية المنشأة بمصلحة الضرائب المصرية، وبمعرفة المسجلين بتلك المنظومة، وفقًا للقواعد والضوابط الالكترونية.
ويحظر على الجهات الإدارية إصدار أوامر دفع إلكترونية عن فواتير غير مصدرة من منظومة الفاتورة الإلكترونية بمصلحة الضرائب المصرية. وعلي الجهات الإدارية فور استلام الفواتير الإلكترونية الصادرة من منظومة الفاتورة الإلكترونية، وحظر إجراء أي تعديل على هذه الفواتير، وذلك من خلال منصة حوكمة فواتير المتعاقدين.