وافق مجلس الدراسات العليا والبحوث بجامعة قناة السويس الذي عقد جلسته رقم (432) بمقر الجامعة تحت رعاية الدكتور ناصر مندور رئيس الجامعة، وبرئاسة الدكتور محمد سعد زغلول نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، وبحضور أعضاء المجلس من الأساتذة المتفرغين ووكلاء الدراسات العليا والبحوث بالكليات، ومديري عموم القطاع على اعتماد بروتوكول إقامة الفاعليات داخل وخارج الحرم الجامعي.
وتتضمن تحديث الضوابط الخاصة بتنظيم حفلات تخرج الطلاب بالجامعات المصرية للتأكيد على أن
تنظيم حفلات التخرج والفعاليات الطلابية الجامعية، يكون حصرياً داخل الحرم الجامعي والمنشآت التابعة للجامعة ولا يجوز تسمية أى فعالية تعقد خارج المنشآت التابعة للجامعة حفل تخرج” .
كما لا يجوز استخدام اسم أو شعار الجامعة في مثل هذه الفعاليات ويحظر على أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة والإداريين بالجامعات حضورها ويعتبر هذا التواجد خروجاً على القيم والتقاليد الجامعية الأصلية، كما يتم تحديد موعد
الفعالية فى خطة الأنشطة السنوية الفصلية وتعتمد هذه الخطة من المجالس المعنية
واشترط القرار الحصول على موافقة مجلس الكلية في حالة تنظيم الفعاليات على مستوى القسم أو البرنامج أو الشعبة أو الكلية، بينما في حالة تنظيم فعالية على مستوى الجامعة فيجب الحصول على موافقة نائب رئيس الجامعة المختص ومجلس الجامعة ويتم تشكيل لجنة للإشراف على تنظيم أى فعالية طلابية برئاسة أحد أعضاء هيئة التدريس
وعضوية عدد من أعضاء هيئة التدريس والإداريين بالجامعة ويتم تشكيل لجنة أو أكثر من اللجان التنفيذية
ويكون أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة والإداريين بالجامعة أساس قوائم هذه اللجان وتقوم هذه
اللجان بمهمتها التنفيذية تحت إشراف لجنة الإشراف ويشارك الطلاب كمعاونين فى التنفيذ تحت إشراف لجنة الإشراف واللجان التنفيذية.