تعادل أهمية القرار مركز المعلومات التي اعتمد عليها في صنعه، إلى درجة أن البعض من الكتاب قد اعتمد في التمييز بين المنظمات الناجحة والمنظمات الفاشلة (الإدارات الناجحة والإدارات الفاشلة) على أساس مدى نجاحها في صنع القرارات، فالقرارات الخاطئة قضت على آمال وطموحات منظمات كبيرة والعكس صحيح.
وتحقق المعلومات الضرورية بالخصائص المطلوبة في أيدي الإدارة المعجزات، المكتملة ويستتبع بالضرورة وجود إدارة غير مهتمة بالمعلومات غير ناجحة، فالشركة مرغمة على صنع قرارات فريدة ومصيرية لتحقيق أعلى معدلات الكفاءة والابتكار، فصنع مثل هذه القرارات يدفع للاهتمام بنظم المعلومات.
نظم الدعم الإدارية:
نظم الدعم الإدارية مجموعة من العناصر المترابطة والمتكاملة والمتفاعلة لتحقيق هدف مشترك، ويجب أن تكون هذه العناصر كلًا واحدًا، من الأفراد والمعدات والبرامج وشبكات الاتصالات وموارد البيانات، والتي تقوم بتجميع وتشغيل وتوزيع المعلومات لمساندة اتخاذ القرارات والتعاون والرقابة داخل المنظمة، من حيث النظم التي تجهز معلومات دقيقة تمكن الإدارة في كافة المستويات في صنع القرارات من أجل تحقيق أهداف المنشأة (الشويات، المومني، و الشكري، 2016، صفحة 182).
ومن ثم فإن نظم الدعم الإدارية تقوم على مجموعة من الأفراد والبيانات والإجراءات المرتبطة مع بعضها البعض لتقديـم معلومات مفيدة للإدارة في اتخاذ القرار (أبو تيم، 2015، صفحة 9).
ونظم الدعم الإدارية أنظمة محوسبة صممت لهدف خدمة المدراء في المنظمة، وهي أنظمة تستخدم في إصدار نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة؛ دورية، وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة تحتوي معلومات تفيد في صنع القرار، وخاصة، وهي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ، مع مجموعة من النظم الفرعية التي يؤدي تفاعلها إلى إنتاج المعلومات التي تغطي الاحتياجات المختلفة للأنشطة الإدارية (الشويات، المومني، و الشكري، 2016، صفحة 182).
أهداف نظم الدعم الإدارية:
- ربط النظم الفرعية للمنظمة مع بعضها في نظام متكامل بما يسمح بتدفق البيانات والمعلومات بين تلك النظم وبما يؤدي إلى تحقيق التنسيق بين أنشطة تلك النظم.
- والمساعدة في ربط أهداف النظم الفرعية للمنظمة بالهدف العام للمنظمة، والمساهمة في تحقيقه.
- والمساعدة في صنع القرار على جميع المستويات التنظيمية، من خلال توفير التقارير التي تتضمن المعلومات اللازمة لتلك القرارات وفي التوقيت المناسب.
- وتوفير المعلومات اللازمة لأغراض التخطيط والرقابة في المكان والتوقيت والشكل المناسب.
- والرقابة على عملية تداول المعلومات وحفظها (الشويات، المومني، و الشكري، 2016، صفحة 183).
مكونات نظم الدعم الإدارية:
تتكون نظم الدعم الإدارية من أذرع عدة، كما يلي:
- نظم دعم القرار: وهي نظم معلومات حاسوبية تفيد في دعم عمليات اتخاذ القرارات الإدارية، وهي نظم تفاعلية محوسبة تساعد صانع القرار على استخدام البيانات والنماذج لحل المشكلات، وتقوم بتجهيز المديرين بالأدوات التي تساعدهم في حل المشكلات شبه الهيكلية وغير الهيكلية، وتكمن بطريقة هؤلاء المديرين وأسلوبهم الشخصي في حل المشكلات، وتتميز نظم مساندة القرارات عن نظم المعلومات الحاسوبية الأخرى بمكوناتها وبخصائص الدعم الذي تقدمه الإدارة، فمكونات نظم مساندة القرارات؛ النماذج والبيانات والنهائي المستفيد، وتخدم نظم دعم القرارات مستوى الإدارة في المنظمة، وتساعد المديرين على اتخاذ القرارات.
- نظم المعلومات الإدارية: وهي عبارة عن أسلوب رسمي يستخدم لتوفير المعلومات الدقيقة والموثوقة للإدارة واللازمة لتسهيل عمليات اتخاذ القرارات، والتي تمكن المديرين من القيام بوظائف التخطيط والتشغيل والرقابة في المنظمة، حتى يمكن أن تحقق الأهداف التي تسعى إليها بفاعلية، ويعتبر مسئولية نظام المعلومات الإدارية تزويد المديرين بالمعلومات اللازمة للقيام بالرقابة التشغيلية والرقابة الإدارية والتخطيط الإستراتيجي، وهذه المستويات تعكس الأنشطة المختلفة التي يتم القيام بها على المستويات المختلفة في الهرم الإداري وهي خط الإشراف الأول، والإدارة الوسطى، والإدارة العليا، فوجود نظم المعلومات الإدارية تكمن في المهمة الأساسية لتوفير البيانات اللازمة ومعالجتها لإنتاج المعلومات المفيدة للإدارة، وذلك في الوقت المناسب والدقة المناسبة وبالكمية المناسبة وبما يتناسب مع احتياجات متخذي القرارات، كما أن نظم المعلومات الإدارية تعتبر مساندة للإدارة في العمل الإداري.
- نظم المعلومات التشغيلية: وهي نظم تزويد الإدارات المؤسسية بالمعلومات اللازمة عن طريق الإدارات الدنيا، حيث تأخذ منها المعلومات وتقدم إلى الإدارات العليا للمساعدة في اتخاذ القرار المناسب، ويسمى بالنظام الإلكتروني لمعالجة البيانات، وهي نظم معلومات حاسوبية تتولى تسجيل الوقائع والأحداث وتفاصيل الأنشطة الروتينية اليومية لأنشطة الأعمال، مثل معاملات البيع وأوامر الشراء وكشوف الرواتب وتسجيل النفقات وأنشطة تفصيلية أخرى، وتختص بتسجيل ومعالجة البيانات التي تنتج عن الأنشطة الروتينية المتكررة أو عن أنشطة تسجيل معاملات الزبائن أو معاملات تسجيل حركات التخزين الصادرة والواردة، وتساعد في توثيق كل أنشطة وعمليات المنظمة الداخلية والخارجية من خلال الحاسوب المرتبطة بالإنترنت (ناجي، الديك، و القط، 2011، الصفحات 11-13) (ناجي، الديك، و القط، 2011، الصفحات 20-22).
الدور الإستراتيجي لنظم الدعم الإدارية:
تعمل نظم الدعم الإدارية على المشاركة في صياغة الرؤية لإستراتيجية للمنظمة، من خلال إضفاء خصائص البساطة والوضوح والعمق والشمول، ودعم عملية صياغة رسالة المنظمة، عن طريق تحديد أنواع أنشطة الأعمال الجوهرية وتقديم معلومات عن الأسواق المستهدفة وتحليل عناصر الميزة التنافسية الإستراتيجية، وصياغة الأهداف الإستراتيجية للمنظمة، من خلال مقارنة عناصر القوة والضعف في داخل المنظمة والتهديدات الحالية والمتوقعة في البيئة الخارجية، مع تقديم المعلومات ذات الجودة الشاملة للمفاضلة بين البدائل الإستراتيجية الممكنة واختيار إستراتيجية الأعمال الشاملة الملائمة للمنظمة، كما تعمل نظم المعلومات الإدارية على تحقيق الميزة التنافسية الإستراتيجية المؤكدة، من خلال ما توفره من معلومات عن قوى المنافسة الرئيسية (الشويات، المومني، و الشكري، 2016، صفحة 187).
وجودة القرار تعني استخدام المعلومات الدقيقة والموثوق بها ذات الصلة بالمشكلة، للوصول إلى اتخاذ القرار الجيد في مختلف المستويات الإدارية في المنظمة، ولا يتأتى إلا من خلال نظم للدعم الإدارية، فإن كل قرار يحمل في طياته قدرًا من المخاطر، وحتى يتجنب متخذ القرار أو يحد من أثر هذه المخاطر؛ لا بد أن يعتمد على دعم جيد لاتخاذ القرار الجيد، فالقرار الجيد هو ذلك القرار الذي يكون مبني على بيانات ومعلومات دقيقة وكاملة وشاملة وذات صلة بالمشكلة، وعندما تتوفر لمتخذ القرار مثل هذه المعلومات تكمن المشكلة في الوصول الى القرار الجيد، فالقرار الجيد يعتمد بشكل أساسي على عنصري؛ توفير المعلومات الدقيقة والشاملة والكاملة والموثوق بها وذات الصلة بالمشكلة، وتوفر الشخص الجيد (متخذ القرار) لاتخاذ القرار المناسب والقادر على تحليل هذه المعلومات واتخاذ القرار، باستغلالها في عملة، فهناك العديد من أنواع القرارات التي تتناسب مع الأنواع المختلفة من نظم المعلومات الإدارية، فالقرارات الهيكلية يناسبها نظم معلومات تعرف بنظم المعلومات التشغيلية، أما القرارات شبه الهيكلية يناسبها نظم معلومات تعرف بنظم المعلومات الإدارية، أما القرارات غير الهيكلية يناسبها نظم معلومات تعرف بنظم معلومات دعم القرارات (ناجي، الديك، و القط، 2011، صفحة 19).
المراجع:
- عدي ناجي، محمد الديك، و أحمد القط. (2011). مدى تأثير نظام المعلومات الإدارية على جودة القرارات الإدارية في شركة جوال الفلسطينية (بحث تخرج). نابلس: جامعة النجاح الوطنية – كلية الاقتصاد والعلوم الإدارية، قسم التسويق وإدارة الأعمال.
- محمد عمر أبو تيم. (2015). نظم دعم القرارات وعلاقتها بفاعلية القرارات الإدارية : دراسة ميدانية على العاملين الإداريين في الجامعات الفلسطينية – محافظات غزة (رسالة ماجستير). غزة: جامعة الأزهر – كلية الاقتصاد والعلوم الإدارية، قسم إدارة الأعمال.
- محمود سليم عبد الرحمن الشويات، ياسر عيسى المومني، و قدري سليمان الشكري. (2016). دور نظم المعلومات الإدارية في اتخاذ القرار : دراسة ميدانية على جامعتي اليرموك وعجلون الوطنية. إربد: مجلة دفاتر بوادكس، عدد: 6.