يتم تحديد قيمة القطع الأثرية والأعمال الفنية فى وثيقة التأمين على المتاحف بناءً على عدة خطوات حيث يتم عمل ما يسمى بتقرير حالة الآثرConditional Report ، وهو عبارة عن تقرير مفصل يتضمن وصف دقيق لحالة الأثر أو العمل الفنى قبل البدء بعملية التغليف، بالاضافة الى صور له من جميع الجوانب ويتم ذلك من خلال لجنة متخصصة هى التى تقوم بإعداد التقرير، ويقوم جميع أعضاء اللجنة (التى تتكون من أعضاء من كل من الجهة المالكة للأثر – شركة التغليف – شركة التأمين – الجهة المنظمة – الشرطة) بالتوقيع على هذا التقرير.
استثناءات وثيقة التأمين على المتاحف
وأوضح الاتحاد المصرى للتأمين فى نشرته الإلكترونية أنه فى حالة عرض الأثر أو العمل الفنى فى معرض أو متحف عادةً ما تطلب شركات التأمين واعادة التأمين تقريراً خاصاً ، يسمى بـتقرير المرافق والتجهيزاتFacility Report والذى يوضح كافة وسائل الأمن والأمان الموجودة بالمكان الذى سيتم فيه عرض الأثر.
أما استثناءات وثيقة التأمين على المتاحف فهى الخسائر والأضرار الناشئة عن عدد من الأخطار ومنها على سبيل المثال الاستهلاك العمرى الطبيعى، التلف التدريجى، الاستهلاك، العيب الذاتى، الصدأ و التآكل، الحشرات، الجراثيم، العطب، التعفن والفطريات، وأية عمليات أصلاح، إعادة هيكلة، تجديد، تحسين أو أثناء خضوعها لأية عملية تنقيح مماثلة على الممتلكات المؤمن عليها .
الظروف المناخية مستثناءة من التغطية
كما تستثنى الوثيقة التعرض لظروف جوية أو مناخية، أو للضوء أو درجات عالية من الحرارة ما لم تكن الخسارة التى وقعت نتيجة مباشرة لسبب غير مستثنى بمقتضى هذا التأمين، والخسائر أو الأضرار أو المسئوليات التى تنشأ سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة من خطر الحرب، الغزو، أى عمل من عدو اجنبى، أو عمليات حربية ( سواء أعلنت الحرب أم لم تعلن ) أو حرب أهلية أو ثورة أو تأمر أو أعمال أو قوة عسكرية أو سلطة غاصبة .
فى حالة وقوع أى حادث للعمل الفنى المغطى تأمينياً وينتج عن ذلك مطالبة بتعويض فإن شركة التأمين تقوم بالتعويض عن تكلفة الإصلاح أو إعادة الترميم للعمل الفنى أو الأثر، وتكلفة الإنخفاض فى قيمة الأثر أو العمل الفنى نتيجة للحادث الذى تعرض له العمل الفنى.