كشفت أزمة تفشى فيروس «كوفيد 19»، المعروف بـ «كورونا» عن دور التحول الرقمى فى إدارة الأزمات فى شركات التأمين من خلال تطبيق سياسة العمل من المنزل والاجتماعات عن بعد وأداء غالبية الخدمات أونلاين بدلا من اتخاذه طوال الفترة الماضية لرفع معدلات النمو عبر الإصدار والتحصيل الإلكترونى.
وأكدت قيادات شركات التأمين أن التحول الرقمى أصبح ضرورة ملحة وليس رفاهية أو اختيارا خاصة وأن التصدى للتداعيات السلبية لفيروس كورونا يتم من قبل المؤسسات العاملة فى السوق عبر التكنولوجيا مع عملائها ووسطائها ومع شركائها من معيدى التأمين بالخارج.
صابر: انتشار الوباء أسرع من التحول الرقمى
وقال مدحت صابر العضو المنتدب لشركة «أروب» للتأمينات العامة، إن الظروف الحالية التى تشهدها البلاد جراء تفشى فيروس كورونا ساعدت على الإسراع باستخدام التحول الرقمى على نطاقات أوسع.
وأضاف أن استخدام التكنولوجيا موجود قبل الأحداث الحالية ولكن ببطء، لافتا إلى أن معظم شركات التأمين المنشأة حديثا أخذت فى الاعتبار الاستخدام التكنولوجى على أعلى مستوى بخلاف الشركات القديمة التى كانت لها خلفية تاريخية فى استخدام النظام الورقى وبدأت تدريجيا فى التحول الرقمى.
وأوضح أن شركة «أورب» للتأمين لديها نظام تكنولوجى كامل «fully outomated» تم جلبه من لبنان وهو يقوم بالإصدار الإلكترونى لكل منتجات الشركة على المستوى الداخلى فقط وليس الخارجى بجانب الإصدار الإلكترونى للمنتجات النمطية التى سمحت بها الهيئة العامة للرقابة المالية.
واعتبر أن استخدام كل وسائل التكنولوجيا المتاحة يخفض التكاليف يساعد بشكل كبير على تسيير الأعمال بنفس الجودة والدقة.
وأكد أن شركته تقوم حاليا بتنظيم الاجتماعات عن بعد عبر وسيلة الدردشة «skype» بين عدد من العاملين فى الشركة والمناقشة حول أى قرارات تتعلق بدخول عمليات تأمينية جديدة بالشركة ومناقشة تفاصيلها كاملة.
وتابع أنه يتم استخدام برنامج «zoom» الإلكترونى وهو مختص بمكالمات الفيديو حيث يستضيف أحد المتصلين المكالمة ويملك كامل الصلاحيات ضمنها وقد تحوى المكالمة 15إلى 20 شخصا فى الوقت ذاته وذلك للتشاور مع جهات أخرى خارج مصر.
ولفت إلى أنه يتم الآن استخدام تقنية الفيديو كونفرانس «video conference» لنقل الصوت والصورة عبر الحواسب المتصلة، لعقد المؤتمرات والاجتماعات الخاصة بالشركة بغرض إتمام الصفقات، لافتا إلى أنها أدوات منخفضة التكلفة وتحتاج إلى كاميرا وسماعة وميكروفون وشاشة وخط إنترنت.
عبد العزيز: «الرقمنة» ضرورة لإدارة الأزمات وليست رفاهية
ومن ناحيته، قال حسام عبد العزيز رئيس مجلس إدارة «الجمعية المصرية للتأمين التعاونى» إن استخدام التكنولوجيا بات ضرورة لإدارة الأزمات التى تطرأ بشكل مفاجئ وليس رفاهية أو لزيادة معدلات النمو.
وأشار إلى أن مجلس إدارة الجمعية اتخذ قرارا بصرف جهاز «لاب توب» إلى العاملين الذين لايوجد معهم للعمل من المنزل، علاوة على إدخال برامج الفيدو كونفرانس لعقد الاجتماعات الخاصة بمجلس الإدارة ولجان الاستثمار والأزمات وكل شئون الشركة.
وأشار إلى أن لجنة التكنولوجيا بالشركة قامت فور تفشى وباء كورونا فى البلاد واتخاذ مجلس الوزراء قرارات مهمة بشأنه قامت بعمل اجتماع وضعت فيه الخطوات وكيفية التعامل عند الاجتماعات واتخاذ القرارات الخاصة بشأن الصفقات والتشاور مع معيدى التأمين حول بعض تفاصيل العقود الخاصة بضمان مخاطر عدم السداد وغيرها من الفروع الملحقة مثل الهندسى والحريق.
ولفت إلى أن لجنة التكنولوجيا «it» برئاسة المستشار ياسر حلمى تعمل حاليا على حل كل المعوقات التى تواجه العاملين لضمان سير العمل على أعلى مستوى ودون تعطيل، علاوة على تحديث كل أجهزة الشركة فى أسرع وقت لخدمة العملاء الأفراد والمؤسسات فى أسرع وقت.
وأكد تطبيق قرار مجلس الوزراء بشأن تناوب العمل بوجود %50 من العاملين لمدة 3 أيام والعكس مع استخدام الفيدوكونفرانس و«skype» للاجتماعات اليومية مع بعضهم البعض وعملاء الجمعية من الجمعيات الأهلية والبنوك.
وقال عبدالعزيز إن الجمعية حاليا تعمل على تعظيم دور المراجعة الداخلية للفروع والفرع الرئيسى ومحاولة استخدام السيستم الخاص لربطهم وإجراء التحديثات اللازمة عليه وتدريب العاملين عليه.
فارس: ساهمت فى استمرار العمل وتقديم الخدمة بنفس المستوى
وبدوره، قال وليد فارس رئيس قطاع الاكتتاب فى شركة «طوكيو مارين» جنرال تكافل للتأمينات العامة، إن دور التكنولوجيا ظهر فى أزمة «كورونا» بشكل واضح للغاية فى عمل شركات التأمين خاصة وأنها ساهمت فى استمرار العمل وتقديم الخدمة للعميل بنفس المستوى السابق قبل الأحداث الجارية.
وأشار إلى أنه تم صرف «لاب توب» لكل موظف بشركة «طوكيو مارين» ليتمكن من الدخول على السيستم الخاص بالشركة، والمشاركة يوميا فى اجتماع عبر الفيديو كونفراس مع أشخاص محددين، بالإضافة إلى التواصل مع العملاء بالهاتف وكل وسائل الدعم عبرالبريد الإلكترونى وإرسال موعد التواصل مع خبير المعاينة وتقدير الأضرار قبل إبرام الوثيقة أو عند تحقق الخطر.
وأشار إلى أن العميل يرسل طلبا عبر البريد الإلكترونى يطلب التأمين وتقوم الشركة باتخاذ الإجراءات اللازمة ويقوم موظف الشركة بعمل الوثيقة وطباعتها وختمها وإرسال صورة للعميل لسداد قيمتها بالبنك من خلال محفظته الإلكترونية فى حساب الشركة وهو فى مكانه دون أى انتقال.
وأوضح أن الشركة تنتهج تقليل التجمعات إلى أقصى درجة للحفاظ على حياة العاملين والعملاء وكل المخالطين لهم من خلال استخدام وسائل التكنولوجيا المتاحة طالما أنها تؤدى الخدمة لهم على أكمل وجه دون تأخير أو انتقاص من جودتها.
ولفت إلى أن التحول الرقمى فرض نفسه بقوة خلال الشهر الماضى حيث أصبحت %80 من تحركات سير العمل تتم تكنولوجيا بشتى الوسائل وهو ما ساهم فى ألا يتوقف سير العمل أو تتأثر الأعمال بالسلب.
وأشار إلى أن كل الإدارات الفنية بالشركة على تواصل دائم حتى بعد انتهاء مواعيد العمل الرسمية وفى الإجازات، للبت فى أى طلبات تتلقاها الشركة او إخطارات بالحوادث والرد على العملاء فيما يتعلق بالإجراءات الواجب اتخاذها والمستندات اللازم استيفائها وذلك حتى تتمكن من خدمة عميلها على أعلى مستوى حتى تنتهى الأزمة.
وأشار فارس إلى أن الشركة اتخذت العديد من الإجراءات الاستثنائية مثل صرف التعويضات الخاصة بالسيارات حتى 16 أبريل الحالى بعد قرار إدارة المرور وقف الترخيص للسيارات الجديدة والراغبة فى التجديد وهو ماقامت بإرساله إلى جميع العملاء باستخدام العديد من وسائل التكنولوجيا وهو ما ساهم فى رفع مستوى وعى العملاء، وأيضا باستخدام الوسائل التكنولوجية المتنوعة لإنجاز مهامهم فى أسرع وقت.