من أهم وظائف الاكتتاب في التأمين حفظ الوثائق وضمان سرية وحماية بيانات ومعلومات العملاء، وتعد هذه الوظائف أساسية لعدة أسباب تتعلق بالالتزام بالقوانين حماية حقوق العملاء وضمان نزاهة العمليات التأمينية.
وقطاع الاكتتاب في شركات التأمين مسئول عن إعداد مجموعة من التقارير التي تعكس أداء المحفظة التأمينية وتساعد في اتخاذ القرارات الإستراتيجية، وتعد هذه التقارير أساسية لإدارة المخاطر وتقييم الأداء.
وتقوم إدارة الاكتتاب في شركات التأمين بإعداد دليل الاكتتاب (Underwriting Guidelines) الذي يعد وثيقة شاملة تحدد القواعد والإجراءات التي يجب اتباعها عند تقييم المخاطر وتقديم وثائق التأمين، وهذا الدليل يساعد المكتتبين على اتخاذ قرارات مستنيرة ويضمن اتساق العمليات عبر جميع الفرق والأقسام.
“المال” تواصلت مع إيهاب خضر، خبير الإدارة الإدارة الإستراتيجية وعضو مجلس الإدارة المعتمد ووسيط التأمين، لتوضيح أهمية وظائف الاكتتاب، للتعليق على الأمر.
وقال خضر، إن أهم وظيفة للاكتتاب حفظ الوثائق (حفظ سجلات التأمين) إذ يجب على المكتتبين الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الوثائق التأمينية بما في ذلك طلبات التأمين والشروط العامة والمراسلات المتعلقة بالسياسات التأمينية، ما يساعد في مراجعة السياسات وتحليل الأداء المستقبلي.
كما أضاف أن القانون يتطلب من شركات التأمين حفظ الوثائق لفترات زمنية معينة لضمان إمكانية الرجوع إليها في أي وقت، خاصة في حال حدوث نزاعات أو مطالبات، إضافة إلى أن حفظ الوثائق يمكّن الشركة من متابعة التغيرات وإدارة المخاطر بشكل مستمر وفعال.
وتابع أن حماية معلومات العملاء يعد جزءا من الامتثال للقوانين، مثل قرار الهيئة العامة للرقابة المالية الذي يؤكد على حماية البيانات العملاء وقانون 151 لسنه 2020 الذي يهدف إلى حماية البيانات الشخصية، فضلا عن حماية البيانات المالية والشخصية، حيث تتضمن المعلومات التي يجمعها المكتتبون تفاصيل حساسة، مثل البيانات المالية والحالة الصحية والتاريخ الطبي، لذلك من الضروري ضمان عدم تسرب المعلومات أو الوصول إليها بشكل غير مصرح به.
والجراف التالي يبين خسائر جرائم الإنترنت المتوقعة عالميا حتى 2027، وفق بيانات “اتحاد التأمين”:
وأكد خضر أن الحفاظ على سرية بيانات العملاء يساعد شركات التأمين في بناء الثقة مع عملائها، ومن ثم، فإن أي تسريب للمعلومات قد يؤدي إلى فقدان العملاء وتشويه سمعة الشركة، خاصة مع التوسع في استخدام الأنظمة الإلكترونية، حيث أصبح الحفاظ على حماية البيانات ضد الهجمات السيبرانية جزءا لا يتجزأ من مسئوليات الاكتتاب، إذ يجب على شركات التأمين اتخاذ تدابير أمنية فعّالة لحماية البيانات من الاختراقات.
وأشار إلى أن أدوات حماية البيانات تتطلب تشفيرها أثناء نقلها أو تخزينها وضمان إمكانية الوصول إلى البيانات من قبل الموظفين المصرح لهم، والتأكد من أن جميع العمليات تتماشى مع المعايير القانونية والمعايير الداخلية لحماية البيانات.
وبيّن أن حفظ الوثائق وسرية البيانات في الاكتتاب يضمن الحفاظ على الوثائق بشكل صحيح، والقدرة على الرجوع إلى الوثائق المحفوظة عند الحاجة لحل النزاعات أو لتسوية المطالبات، وتعزيز تجربة العملاء لبناء علاقة طويلة الأمد بينهم وبين شركة التأمين.
وأضاف أن تقارير الاكتتاب من أهم التقارير التي يتعين على قطاع الاكتتاب القيام بها، وتتضمن معلومات عن الطلبات الجديدة للتأمين، مثل عدد الطلبات ونوع التأمين ومعدلات قبول أو رفض الطلبات، إضافة إلى تقارير المخاطر التي توضح أنواع المخاطر التي تم قبولها وأي تغييرات في تقييم المخاطر مما يساعد في تحليل المحفظة بشكل دقيق.