كشفت نشرة الاتحاد المصري للتأمين خطط استمرارية الأعمال في ضوء دراسة علاقتها بالتأمين، عن أهمية تحليل الأخطار المحتملة، والتي يقصد به أن يتم وضع تصور لأنواع الكوارث المتوقع حدوثها مما قد تواجه الشركة، وبناءً على ذلك يتم وضع خطة الاستمرار.
وأضافت نشرة الاتحاد المصري للتأمين أنه في حال ما إذ كان الخطر المتوقع كارثة طبيعية، كالفيضانات أو الإعصار، فمن المحتمل أن يتضرر مقر الشركة، بينما إذا كان الخطر المتوقع حدوث انقطاع كهربائي أو تعطل مصادر الطاقة؛ فإن الضرر المتوقع حدوثه في حينها سيكون طفيفًا جدًا، ومن ثم فيجب مراعاة نوع الأخطار المحتملة عند تصميم الخطة.
وبيّن الاتحاد المصري للتأمين أهمية تحديد نطاق المسؤوليات، من خلال معرفة الأدوار التي يقوم بها كل فرد من أعضاء فريق العمل وتحديد من يمكنهم القيام بتلك الأدوار في حال تأثر بعض الموظفين ببعض الظروف الطارئة.
وأشار «الاتحاد» إلى ضرورة إعداد استراتيجية استمرار الأعمال واعتمادها من قبل الإدارة العليا، حتى يتم تطبيقها للتمكن من استمرار الأنشطة الحيوية.
وثمّنت نشرة التحاد المصري للتأمين من خطوة الاحتفاظ بمعلومات الاتصال بالطوارئ في عدة أماكن مختلفة، مثل الهاتف المحمول الخاص بالقيادات العليا، إضافة إلى وسيلة من وسائل التخزين الإلكترونية (مثل الأقراص الصلبة CD أو ذاكرة متنقلة Flash memory)، فضلًا على الاحتفاظ بنسخ ورقية من تلك المعلومات، مع الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الملفات الهامة خارج مكان العمل؛ تحسبًا لضياع النسخ المحفوظة على وسائل الحفظ الإلكترونية.
وأوضح الاتحاد المصري للتأمين أن من أسس خطط الاستمرارية للأعمال؛ تكوين فريق متخصص للتعافي من الأزمات، والذي يجب أن يضم مجموعة من الخبراء في مجال الاتصالات والأمن وشئون العاملين، حيث يلعب هذا دورًا هامًا في إعادة تأهيل البنية التحتية عند انتهاء الأزمة.
ولفتت نشرة «الاتحاد» إلى ضرورة وجود مقر بديل إن أمكن، حيث تستطيع قيادات الشركة إدارة الأعمال في حال تعذر إدارتها من المقر الرئيس، فضلًا على تحديد مصادر بديلة للطاقة، كمولدات احتياطية أو أي أدوات أخرى يمكن استخدامها لتشغيل النظام الإلكتروني وأجهزة الحاسب الآلي، مع الالتزام بتطبيق برامج توعية تمكن العاملين وترفع من كفاءاتهم في تنفيذ خطط استمرار الأعمال.