تتطلب عملية إدارة الاجتماعات بفعالية وبشكل مثمر مهارات وقدرات خاصة واحترافية عالية من قبل المديرين لوضع إعداد مسبق لجدول الاعمال والترقب لتوجيه الأمور والسيطرة علي دفة مناقشات الاجتماع بطريقة تحقق النتائج التي تسعي إليها إدارة الشركة.
الدكتور سيد الناجي رئيس مركز الاستشارات الإدارية يقول إن اتقان إعداد الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد علي تبادل الخبرات بين العاملين وتقديم أحدث المعلومات المرتبطة بتطوير عمل المؤسسة أو عمليات اصلاح هيكلي، كما تعطي الفرصة للمجتمعين للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية.
ويضع الدكتور الناجي عدة شروط لكي يكون للاجتماع نتائج ايجابية وفائدة مناسبة للشركة وللموظفين علي رأسها الاعداد الجيد لمراحله والموضوعات التي سيناقشها مشيرا إلي أن طلب المدير عقد اجتماع مع الموظفين أو رؤساء الاقسام يتطلب تحديداً دقيقاً للموضوعات التي سيتم مناقشتها بعيداً عن العشوائية، ومؤكداً ضرورة استبعاد فكرة عقد اللقاء عندما يكون مجرد مضيعة للوقت وإهدار للجهود والإمكانات خاصة أن وقت الاجتماع يمثل وقت الشركة يجب المحافظة عليه، وحتي في حالة عدم و جود وقت أمام المدير لاعداد أجندة الاجتماع فإن عليه ان يطلب من السكرتارية تجهيز الملفات التي ستتم مناقشتها في الاجتماع وقد يصل الأمر في الاجتماعات الهامة بالمؤسسات الكبيرة إلي تكليف لجنة تحضيرية خاصة تتولي مسئولية الاعداد وتجهيز ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن للنوم في حالة الاجتماعات المتصلة الطويلة أو عقدها في مركز أقليمي للشركة.
ويضيف مدير مركز الاستشارات الإدارية عاملاً هاماً لانجاح الاجتماع وهو تحديد الزمان والمكان المناسبين لعقده بوضوح مع مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين مع ضرورة ابلاغهم بهدف وجدول الاعمال بوقت كاف حتي يمكن لبقية الأعضاء الاستعداد بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع.
ويشير الناجي إلي أنه حتي الاجتماعات التي يدعي لعقدها في زمن قياسي، وتنعقد بشكل مرتجل يمكن ان تحقق العديد من الفوائد لصالح الشركة في حالة استثمارها بشكل جيد موضحا أن هذه النوعية من الاجتماعات مثالية لمناقشة الموضوعات بصراحة ووضوح واتخاذ القرارات السريعة دون الحاجة إلي حضور عدد كبير من المشاركين.
كما يمكن الاعتماد عليها في ايجاد حلول للمشكلات الصغري بصورة سريعة من خلال توجيه الدعوة لثلاثة أو أربعة أفراد بحد أقصي لديهم سلطات كافية يمكن استغلالها لاصدار بيانات وتعليمات هامة لحل الخلاف.
بدوره يثير الدكتور عصام نصر مدير التدريب بشركة «جيتراك» للاستشارات الإدارية نقطة هامة ترتبط بتأكد الإدارة من تحقيق أهداف الاجتماع نفسه والتي تتحدد وفق مؤشرات خاصة بجدولة الموضوعات التي ستتم مناقشتها بحيث تتهيأ الظروف للاشخاص المناسبين والضروريين لحضور الاجتماع، التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين وعند اعتذار عضو عن الحضور فلابد ان يتم ذلك بوقت كاف يسمح باستدعاء مسئول آخر من قسمه لضمان وصول القرارات لبقية الموظفين وفي حالة عدم اجتمال النصاب القانوني للمشاركين فمن الضروري إعادة ترتيب الاجتماع وجدولته لينعقد في الوقت المناسب لضمان تحقيق الفاعلية خاصة.
ويشدد علي أهمية قيام مديري الاجتماع بتعريف الاعضاء بعضهم البعض في حالة عدم وجود معرفة سابقة بينهم وهي خطوة تساهم في كسر الحاجز النفسي قبل انطلاقه ويضمن حيوية مناقشات المشاركين.
وعند بداية الاجتماع يشير الدكتور عصام نصر إلي ضرورة تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض والزمن المخصص لدراسة كل عنصر وعدم الخروج من أي فقرة بجدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول مؤكداً علي أهمية اتخاذ القرارات بالاجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة.
وفي حالة تضمن جدول الأعمال علي مزيج من الموضوعات السرية وغير السرية ينصح نصر بإحاطة كل المشاركين في الاجتماع بوجود موضوعات خاصة علي طاولة الاجتماع ينبغي الحرص علي عدم نشر معلومات عنها في الخارج ويتعين احترام عنصر سرية بياناتها حتي خارج غرفة الاجتماعات.
يؤكد ياسر فاروق المتخصص في الاستشارات الإدارية ان الاجتماعات الهادفة تساعد علي تنمية الشعور بالتعاون والصداقة بين الموظفين اثناء تنفيذ الاعمال التي تم الاتفاق عليها بما ينعكس في زيادة انتاجية الشركة وتحقيق النتائج في أقل وقت ممكن.
ويضيف ان الاجتماعات تساعد الموظفين في التعرف علي جوانب الضعف الفردية ومزايا القوة لدي زملائهم بطريقة سهلة ومقبولة عبر المناقشات التي تتم خلال اللقاء.
ويعترف ياسر فاروق بأن كثيراً من الاجتماعات التي تعقدها الاقسام المختلفة بشركات تسفر عن نتائج هزيلة لغياب التخطيط الدقيق للأهداف التي تم تنظيم اللقاء لها بسبب غياب الإعداد، مشيراً إلي ان أكثر من %80 من نجاح الاجتماع يتحدد في اجراءات ما قبل انعقاده، فوضع جدول الأعمال يضمن معرفة المشاركين مسبقاً بالموضوعات التي ستتم مناقشتها والتركيز علي جوانب محددة كلها أمور تؤدي إلي التوصل لحل للمشكلة أو تقديم مقترحات بناءة لصالح فريق العمل كما يركز فاروق علي ضرورة دخول الاجتماع ـ سواء مشاركاً أو رئيساً ـ بتصور محدد وواضح بالنتائج التي يمكن اعتبارها مقبولة.
أنواع الاجتماعات
> تبادل المعلومات: غرضها تبادل البيانات بين الموظفين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد.
> اتخاذ القرارات: تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث.
> البحث والدراسات: تدارس أمور المؤسسة من خلال ما يسمي بالعصف الذهني والفكري، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث.
> اجتماعات طارئة: تعقد في الاوقات التي تتطلب حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.
> اجتماعات روتينية: دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة
> مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمي بالاجتماعات البروتوكولية وهذا النوع يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج بعكس ما سبق.
الدكتور سيد الناجي رئيس مركز الاستشارات الإدارية يقول إن اتقان إعداد الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد علي تبادل الخبرات بين العاملين وتقديم أحدث المعلومات المرتبطة بتطوير عمل المؤسسة أو عمليات اصلاح هيكلي، كما تعطي الفرصة للمجتمعين للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية.
ويضع الدكتور الناجي عدة شروط لكي يكون للاجتماع نتائج ايجابية وفائدة مناسبة للشركة وللموظفين علي رأسها الاعداد الجيد لمراحله والموضوعات التي سيناقشها مشيرا إلي أن طلب المدير عقد اجتماع مع الموظفين أو رؤساء الاقسام يتطلب تحديداً دقيقاً للموضوعات التي سيتم مناقشتها بعيداً عن العشوائية، ومؤكداً ضرورة استبعاد فكرة عقد اللقاء عندما يكون مجرد مضيعة للوقت وإهدار للجهود والإمكانات خاصة أن وقت الاجتماع يمثل وقت الشركة يجب المحافظة عليه، وحتي في حالة عدم و جود وقت أمام المدير لاعداد أجندة الاجتماع فإن عليه ان يطلب من السكرتارية تجهيز الملفات التي ستتم مناقشتها في الاجتماع وقد يصل الأمر في الاجتماعات الهامة بالمؤسسات الكبيرة إلي تكليف لجنة تحضيرية خاصة تتولي مسئولية الاعداد وتجهيز ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن للنوم في حالة الاجتماعات المتصلة الطويلة أو عقدها في مركز أقليمي للشركة.
ويضيف مدير مركز الاستشارات الإدارية عاملاً هاماً لانجاح الاجتماع وهو تحديد الزمان والمكان المناسبين لعقده بوضوح مع مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين مع ضرورة ابلاغهم بهدف وجدول الاعمال بوقت كاف حتي يمكن لبقية الأعضاء الاستعداد بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع.
ويشير الناجي إلي أنه حتي الاجتماعات التي يدعي لعقدها في زمن قياسي، وتنعقد بشكل مرتجل يمكن ان تحقق العديد من الفوائد لصالح الشركة في حالة استثمارها بشكل جيد موضحا أن هذه النوعية من الاجتماعات مثالية لمناقشة الموضوعات بصراحة ووضوح واتخاذ القرارات السريعة دون الحاجة إلي حضور عدد كبير من المشاركين.
كما يمكن الاعتماد عليها في ايجاد حلول للمشكلات الصغري بصورة سريعة من خلال توجيه الدعوة لثلاثة أو أربعة أفراد بحد أقصي لديهم سلطات كافية يمكن استغلالها لاصدار بيانات وتعليمات هامة لحل الخلاف.
بدوره يثير الدكتور عصام نصر مدير التدريب بشركة «جيتراك» للاستشارات الإدارية نقطة هامة ترتبط بتأكد الإدارة من تحقيق أهداف الاجتماع نفسه والتي تتحدد وفق مؤشرات خاصة بجدولة الموضوعات التي ستتم مناقشتها بحيث تتهيأ الظروف للاشخاص المناسبين والضروريين لحضور الاجتماع، التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين وعند اعتذار عضو عن الحضور فلابد ان يتم ذلك بوقت كاف يسمح باستدعاء مسئول آخر من قسمه لضمان وصول القرارات لبقية الموظفين وفي حالة عدم اجتمال النصاب القانوني للمشاركين فمن الضروري إعادة ترتيب الاجتماع وجدولته لينعقد في الوقت المناسب لضمان تحقيق الفاعلية خاصة.
ويشدد علي أهمية قيام مديري الاجتماع بتعريف الاعضاء بعضهم البعض في حالة عدم وجود معرفة سابقة بينهم وهي خطوة تساهم في كسر الحاجز النفسي قبل انطلاقه ويضمن حيوية مناقشات المشاركين.
وعند بداية الاجتماع يشير الدكتور عصام نصر إلي ضرورة تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض والزمن المخصص لدراسة كل عنصر وعدم الخروج من أي فقرة بجدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول مؤكداً علي أهمية اتخاذ القرارات بالاجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة.
وفي حالة تضمن جدول الأعمال علي مزيج من الموضوعات السرية وغير السرية ينصح نصر بإحاطة كل المشاركين في الاجتماع بوجود موضوعات خاصة علي طاولة الاجتماع ينبغي الحرص علي عدم نشر معلومات عنها في الخارج ويتعين احترام عنصر سرية بياناتها حتي خارج غرفة الاجتماعات.
يؤكد ياسر فاروق المتخصص في الاستشارات الإدارية ان الاجتماعات الهادفة تساعد علي تنمية الشعور بالتعاون والصداقة بين الموظفين اثناء تنفيذ الاعمال التي تم الاتفاق عليها بما ينعكس في زيادة انتاجية الشركة وتحقيق النتائج في أقل وقت ممكن.
ويضيف ان الاجتماعات تساعد الموظفين في التعرف علي جوانب الضعف الفردية ومزايا القوة لدي زملائهم بطريقة سهلة ومقبولة عبر المناقشات التي تتم خلال اللقاء.
ويعترف ياسر فاروق بأن كثيراً من الاجتماعات التي تعقدها الاقسام المختلفة بشركات تسفر عن نتائج هزيلة لغياب التخطيط الدقيق للأهداف التي تم تنظيم اللقاء لها بسبب غياب الإعداد، مشيراً إلي ان أكثر من %80 من نجاح الاجتماع يتحدد في اجراءات ما قبل انعقاده، فوضع جدول الأعمال يضمن معرفة المشاركين مسبقاً بالموضوعات التي ستتم مناقشتها والتركيز علي جوانب محددة كلها أمور تؤدي إلي التوصل لحل للمشكلة أو تقديم مقترحات بناءة لصالح فريق العمل كما يركز فاروق علي ضرورة دخول الاجتماع ـ سواء مشاركاً أو رئيساً ـ بتصور محدد وواضح بالنتائج التي يمكن اعتبارها مقبولة.
أنواع الاجتماعات
> تبادل المعلومات: غرضها تبادل البيانات بين الموظفين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد.
> اتخاذ القرارات: تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث.
> البحث والدراسات: تدارس أمور المؤسسة من خلال ما يسمي بالعصف الذهني والفكري، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث.
> اجتماعات طارئة: تعقد في الاوقات التي تتطلب حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.
> اجتماعات روتينية: دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة
> مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمي بالاجتماعات البروتوكولية وهذا النوع يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج بعكس ما سبق.