المال – خاص:
احتلت مهنة السكرتارية مكانة متقدمة في الآونة الاخيرة، وأصبحت من أكثر المهن التي حظيت بالدراسة والاهتمام، خاصة أنها همزة الوصل بين الإدارة العليا والإدارات الاخري والعملاء، واصبح الاستغناء عنها من الامور المستحيلة لما تلعبه من ادوار بارزة، وكونها مكمن اسرار رؤساء المؤسسات .
ومع مرور الوقت اصبحت السكرتارية «فن» ذا بروتوكولات محددة وطقوس خاصة ومستوي مرتفع من اللباقة والثقافة والحس المرهف والنشاط والصدق.. وكلها معايير لابد من توافرها في السكرتارية الناجحة التي تعد واجهة المؤسسة ومرآة الإدارة العليا.. وهو ما يدفع رؤساء المؤسسات للتدقيق في اختيار السكرتارية بعناية فائقة ووفقاً للشكل الذي يريدون الظهور به امام العملاء والضيوف والموظفين تقول اندريسيا ايزواندايا مدير التدريب بشركة اتش أر فرست للاستشارات الإدارية إن السكرتارية فن يتطلب اتقانه مهارات مهنية وادبية ـ واتكيت ـ وتتضمن علي المستوي المهني اداء أعمال المكتب وجميع الاعمال المتعلقة به علي اكمل وجه فالسكرتارية هي مصدر الطاقة داخل العمل ومحركه الاساسي وباتقان هذا العمل يعكس صورة جميلة عن المؤسسة وإهماله يسيء لتلك المؤسسة وللزملاء والمدير، بدوره يقول محمد إسماعيل الشريك في شركة «ريكروت ايجبت»: للتوظيف عن السكرتارية بأنها من أكثر المهن فاعلية في المؤسسة ويقع عليها النصيب الاكبر من العبء والمسئولية وتعد البوابة الرئيسية لشبكة اتصال كبري مع البشر ومع الأوراق ومع الاجهزة خاصة وأن السكرتيرة الناجحة تكون صاحبة شخصية قوية ذكية، سريعة البديهة متواضعة ـ مثقفة ـ مؤكداً أن وسائل الاتصال الحديثة ساعدت بدرجة كبيرة في نجاح اعمال السكرتارية إدارياً خاصة في السنوات الاخيرة، ويوضح إسماعيل محمد اقدام الشركات علي انتقاء السكرتارية المحترفة ذات القدرات الخاصة في العمل والعلاقات العامة رفع في الفترة الاخيرة اجورهم بصورة ملحوظة، ويشير إلي وصول اجر السكرتيرة كاملة الشروط «الخبرة ـ القدرات ـ اللغات» إلي مبالغ فلكية تترواح في بعض الحالات ما بين 12 ألف جنيه شهرياً أو ستة الآف في الحالات الدنيا من مستوي الكفاءات في مجال السكرتارية .
وترجع وسام إبراهيم مساعد رئيس مكتب «بولين دراسي» لاستشارات التوظيف ذلك التنافس القوي بين المؤسسات والشركات علي اقتناص السكرتيرة الافضل في السوق حتي ولو حصلت علي اجر مرتفع في ضوء الاهمية المرتفعة لدورها والمهام التي تقوم بها الشركة فمن واقع تجربتها تؤكد وسام علي حرص الكثيرين من مديري الشركات علي التدقيق في اختيار السكرتيرة بدرجة أكبر من التدقيق في تعيين رئيس قسم، والعوامل مرتبطة بالوقت الذي ستقضيه السكرتيرة وارتباطها بالقيادات العليا ومدي المسئوليات والواجبات التي تقوم بها وحتي تصل السكرتيرة لهذه المكانة يشدد إسماعيل محمد علي ضرورة أن تعمل كل سكرتيرة علي تنمية الذات والتعلم المستمر وتطوير مهارات ومتابعة الجديد في مجال اللغات والكمبيوتر والانترنت واتقان المهارات الادارية الاساسية ودوافع واساليب التعامل مع الناس، واحساس الدائم بأهميةالوقت والسرعة في الإنجاز، وتشدد علي اهمية التخصص في مجال محدد بحيث يتوفر للسكرتيرة ميزة تنوع الخبرات والمعارف والتطوع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي تعمل بها لتحقيق معرفة اعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها واسواقها المفتوحة والاشتراك في الدورات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة والتطوع في الاعمال الاجتماعية وخدمة البيئة لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرا للمعلومات من ناحية توفر فرص عمل جديدة من ناحية اخري واقع التجربة يعكس بصورة حقيقية مدي الجهد التميز الفارق في اداء السكرتارية في ظل اعتماد الكثيرين من رؤساء الشركات علي السكرتارية في تحقيق عملهم وكما تقول إيناس محمد سكرتيرة شركة انظمة التكنولوجيا المتقدمة أنه علي الرغم من عأن مل السكرتارية مجهد للغاية فأنها تستمتع بذلك ففي أي لحظة من لحظات العمل تكون مشغولة أو تدون رسالة أو ترد علي مكالمة أو تنسق موعداً أو تفهرس بريدا وفي بداية كل صباح اقوم بتهيئة الاجندة المطلوبة مني من قبل الرئيس والاتصال بالعملاء وتذكيرهم بمواعيدهم وأوجه لهم بعض النصائح مثلا الحضور مبكراً قبل الموعد بربع ساعة علي الاقل، وتشير إلي أن متطلبات الاداء الجيد للوظيفة ترتبط في الواقع بشروط صارمة وقيود قاسية خاصة فيما يتعلق بعدم إهمال أية مكالمة أياً كان العمل الذي ننشغل به ومعرفة صارمة بكيفية استخدام وسائل الاتصال الحديثة بشكل اساسي في العمل، ومتابعة البريد الالكتروني وقراءة جميع الرسائل الواردة والرد عليها، وتشدد علي أن أهمية دور السكرتيرة ينبع من الدور الذي تكسبه في عملها ومدي الاتقان والنظام والترتيب في العمل خاصة الرد علي التليفون الذي يعد مقياس لنجاح السكرتير حسب تأكيدها وتفسر ذلك بأن كثيرا من وقت السكرتير يذهب في الرد علي الهاتف وكثيراما أشعر أن اسلوبي في الحديث واعطاء المتكلم فرصة انهاء حديثه كاملا وعدم التذمر يجعل العميل راضياً حتي ولو لم يتم تنفيذ مطلبه أما بالنسبة للحرج الذي تقع فيه السكرتيرة فهو كثير ومتعدد ولكن أبرزه ما يتعلق بالمواعيد الكثيرة للقائم علي العمل وتأخر الرئيس في الرد علي هذه الامور وهو ما يتطلب منها محاولة تهدئة الوضع كما يشير شادي محمد مدير العلاقات العامة بشركة ايجبت ماستر المتخصصة في استشارات التوظيف إلي عوامل مهارة وكفاءة السكرتيرة وذلك عبر زيارته للكثير من المؤسسات الرسمية والخاصة علي رأسها الصفات الشخصية ويوضح أن بعض موظفي السكرتارية لديهم موهبة فريدة ومتنوعة في التكيف مع وضعين في نفس الوقت معك ومع المدير حيث يتعامل معك بلطف وابتسامة وقدرة علي الانجاز والمتابعة والدقة في التنفيذ رغم ضغط العمل وكثرة المعاملات وتعدد الاتصالات والتليفونات وازعاجات المسئول والعملاء ورغم كل الضغوط وضغط العمل .
ويري شادي ضرورة التمييز بين صنفين من السكرتارية بين صاحب ابتسامه رقيقة لا يمكن أن تسمع منه سوي كلمات حاضر ولا يمكن أن تري منه سوي خدمتك بصدق ووضوح وصراحة ولا يكذب عليك أو يغشك أو يلف ويدور أو يعطيك معلومة غير صحيحة وغير صادقة ولا يترك معاملة واحدة علي مكتبة تجلس لأكثر من دقائق معدودة، هو شعلة نشاط وحركة مستمرة وعمل دائم، فهو في النهاية مخلص لعمله وهو عادة يعكس صورة وشخصية المدير بوضوح أما الصنف الثاني كما يقول شادي فهو «غاضب ومتجهم» ويرد التحية بقبول وابتسامة وعندما تسأل عن المدير فتبادر بسؤال من معي أو من أنت؟ يعطيك انطباعا بأنه اخرس وتراه يمثل أنه مشغول بالتليفون أو بالكتابة أو بالنظارة أو قد يغادر مكتبه للحمام أو بغية شرب فنجان قهوة أو كوب شاي، يقدم اجابات مائعة وكاذبة احياناً، هذا النوع كتلة من الغطرسة والمراوغة والكذب واللف والدوران يستهتر بالعملاء ولا يدري أنه يستهتر بمديره، لأنه يظن أنه وضع في هذا المكان ليسخر من الناس ويعاملهم باستهتار ويظن أنه هو باختصار يعكس شخصية سعادة المدير التابع داخل مكتبه، وهناك من يرغب في النوع الأول من السكرتارية، بينما يرغب آخر في النوع الثاني وربما لو وجد من هو أسوأ منه لما تأخر ونصيحتي -والكلام مازال علي لسان شادي عبد السلام- لكل من ينوي أن يكون يوما ما سكرتيرا جيداً أن يكون من النوع الأول خاصة وأن العالم يتطور بشكل مذهل واصبح الطريق شاقاً علي المجتهد فما بالك بغيره؟ !
ورغم اعترافها بضرورة صراحة السكرتيرة مع العملاء تؤكد وسام إبراهيم أهمية الصدق والصراحة وعدم اللف والدوران لأنه لا نجاح بدون صدق واخلاص وتشكل السرية عاملاً اساسيا في نجاح السكرتيرة سواء السرية الكاملة علي ملفات الإدارة أو علي ملفات المراجعين والمحافظة علي اسرار الموظفين وعدم افشاء أي اسرار تخصهم كالجزاءات والمكافات الممنوحة لهم ففي النهاية تعكس السكرتيرة المحترفة الشكل الحقيقي للإدارة أوالمؤسسة التي تعمل بها وتعكس شكل ومكانة المدير أو المؤسسة التي يعمل بها فهو عمل يتاج إلي ذكاء وبديهة وحضور واخلالص ومتابعة وصبر حتي يستطيع صاحبه الوصول إلي النجاح من خلاله .
احتلت مهنة السكرتارية مكانة متقدمة في الآونة الاخيرة، وأصبحت من أكثر المهن التي حظيت بالدراسة والاهتمام، خاصة أنها همزة الوصل بين الإدارة العليا والإدارات الاخري والعملاء، واصبح الاستغناء عنها من الامور المستحيلة لما تلعبه من ادوار بارزة، وكونها مكمن اسرار رؤساء المؤسسات .
ومع مرور الوقت اصبحت السكرتارية «فن» ذا بروتوكولات محددة وطقوس خاصة ومستوي مرتفع من اللباقة والثقافة والحس المرهف والنشاط والصدق.. وكلها معايير لابد من توافرها في السكرتارية الناجحة التي تعد واجهة المؤسسة ومرآة الإدارة العليا.. وهو ما يدفع رؤساء المؤسسات للتدقيق في اختيار السكرتارية بعناية فائقة ووفقاً للشكل الذي يريدون الظهور به امام العملاء والضيوف والموظفين تقول اندريسيا ايزواندايا مدير التدريب بشركة اتش أر فرست للاستشارات الإدارية إن السكرتارية فن يتطلب اتقانه مهارات مهنية وادبية ـ واتكيت ـ وتتضمن علي المستوي المهني اداء أعمال المكتب وجميع الاعمال المتعلقة به علي اكمل وجه فالسكرتارية هي مصدر الطاقة داخل العمل ومحركه الاساسي وباتقان هذا العمل يعكس صورة جميلة عن المؤسسة وإهماله يسيء لتلك المؤسسة وللزملاء والمدير، بدوره يقول محمد إسماعيل الشريك في شركة «ريكروت ايجبت»: للتوظيف عن السكرتارية بأنها من أكثر المهن فاعلية في المؤسسة ويقع عليها النصيب الاكبر من العبء والمسئولية وتعد البوابة الرئيسية لشبكة اتصال كبري مع البشر ومع الأوراق ومع الاجهزة خاصة وأن السكرتيرة الناجحة تكون صاحبة شخصية قوية ذكية، سريعة البديهة متواضعة ـ مثقفة ـ مؤكداً أن وسائل الاتصال الحديثة ساعدت بدرجة كبيرة في نجاح اعمال السكرتارية إدارياً خاصة في السنوات الاخيرة، ويوضح إسماعيل محمد اقدام الشركات علي انتقاء السكرتارية المحترفة ذات القدرات الخاصة في العمل والعلاقات العامة رفع في الفترة الاخيرة اجورهم بصورة ملحوظة، ويشير إلي وصول اجر السكرتيرة كاملة الشروط «الخبرة ـ القدرات ـ اللغات» إلي مبالغ فلكية تترواح في بعض الحالات ما بين 12 ألف جنيه شهرياً أو ستة الآف في الحالات الدنيا من مستوي الكفاءات في مجال السكرتارية .
وترجع وسام إبراهيم مساعد رئيس مكتب «بولين دراسي» لاستشارات التوظيف ذلك التنافس القوي بين المؤسسات والشركات علي اقتناص السكرتيرة الافضل في السوق حتي ولو حصلت علي اجر مرتفع في ضوء الاهمية المرتفعة لدورها والمهام التي تقوم بها الشركة فمن واقع تجربتها تؤكد وسام علي حرص الكثيرين من مديري الشركات علي التدقيق في اختيار السكرتيرة بدرجة أكبر من التدقيق في تعيين رئيس قسم، والعوامل مرتبطة بالوقت الذي ستقضيه السكرتيرة وارتباطها بالقيادات العليا ومدي المسئوليات والواجبات التي تقوم بها وحتي تصل السكرتيرة لهذه المكانة يشدد إسماعيل محمد علي ضرورة أن تعمل كل سكرتيرة علي تنمية الذات والتعلم المستمر وتطوير مهارات ومتابعة الجديد في مجال اللغات والكمبيوتر والانترنت واتقان المهارات الادارية الاساسية ودوافع واساليب التعامل مع الناس، واحساس الدائم بأهميةالوقت والسرعة في الإنجاز، وتشدد علي اهمية التخصص في مجال محدد بحيث يتوفر للسكرتيرة ميزة تنوع الخبرات والمعارف والتطوع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي تعمل بها لتحقيق معرفة اعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها واسواقها المفتوحة والاشتراك في الدورات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة والتطوع في الاعمال الاجتماعية وخدمة البيئة لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرا للمعلومات من ناحية توفر فرص عمل جديدة من ناحية اخري واقع التجربة يعكس بصورة حقيقية مدي الجهد التميز الفارق في اداء السكرتارية في ظل اعتماد الكثيرين من رؤساء الشركات علي السكرتارية في تحقيق عملهم وكما تقول إيناس محمد سكرتيرة شركة انظمة التكنولوجيا المتقدمة أنه علي الرغم من عأن مل السكرتارية مجهد للغاية فأنها تستمتع بذلك ففي أي لحظة من لحظات العمل تكون مشغولة أو تدون رسالة أو ترد علي مكالمة أو تنسق موعداً أو تفهرس بريدا وفي بداية كل صباح اقوم بتهيئة الاجندة المطلوبة مني من قبل الرئيس والاتصال بالعملاء وتذكيرهم بمواعيدهم وأوجه لهم بعض النصائح مثلا الحضور مبكراً قبل الموعد بربع ساعة علي الاقل، وتشير إلي أن متطلبات الاداء الجيد للوظيفة ترتبط في الواقع بشروط صارمة وقيود قاسية خاصة فيما يتعلق بعدم إهمال أية مكالمة أياً كان العمل الذي ننشغل به ومعرفة صارمة بكيفية استخدام وسائل الاتصال الحديثة بشكل اساسي في العمل، ومتابعة البريد الالكتروني وقراءة جميع الرسائل الواردة والرد عليها، وتشدد علي أن أهمية دور السكرتيرة ينبع من الدور الذي تكسبه في عملها ومدي الاتقان والنظام والترتيب في العمل خاصة الرد علي التليفون الذي يعد مقياس لنجاح السكرتير حسب تأكيدها وتفسر ذلك بأن كثيرا من وقت السكرتير يذهب في الرد علي الهاتف وكثيراما أشعر أن اسلوبي في الحديث واعطاء المتكلم فرصة انهاء حديثه كاملا وعدم التذمر يجعل العميل راضياً حتي ولو لم يتم تنفيذ مطلبه أما بالنسبة للحرج الذي تقع فيه السكرتيرة فهو كثير ومتعدد ولكن أبرزه ما يتعلق بالمواعيد الكثيرة للقائم علي العمل وتأخر الرئيس في الرد علي هذه الامور وهو ما يتطلب منها محاولة تهدئة الوضع كما يشير شادي محمد مدير العلاقات العامة بشركة ايجبت ماستر المتخصصة في استشارات التوظيف إلي عوامل مهارة وكفاءة السكرتيرة وذلك عبر زيارته للكثير من المؤسسات الرسمية والخاصة علي رأسها الصفات الشخصية ويوضح أن بعض موظفي السكرتارية لديهم موهبة فريدة ومتنوعة في التكيف مع وضعين في نفس الوقت معك ومع المدير حيث يتعامل معك بلطف وابتسامة وقدرة علي الانجاز والمتابعة والدقة في التنفيذ رغم ضغط العمل وكثرة المعاملات وتعدد الاتصالات والتليفونات وازعاجات المسئول والعملاء ورغم كل الضغوط وضغط العمل .
ويري شادي ضرورة التمييز بين صنفين من السكرتارية بين صاحب ابتسامه رقيقة لا يمكن أن تسمع منه سوي كلمات حاضر ولا يمكن أن تري منه سوي خدمتك بصدق ووضوح وصراحة ولا يكذب عليك أو يغشك أو يلف ويدور أو يعطيك معلومة غير صحيحة وغير صادقة ولا يترك معاملة واحدة علي مكتبة تجلس لأكثر من دقائق معدودة، هو شعلة نشاط وحركة مستمرة وعمل دائم، فهو في النهاية مخلص لعمله وهو عادة يعكس صورة وشخصية المدير بوضوح أما الصنف الثاني كما يقول شادي فهو «غاضب ومتجهم» ويرد التحية بقبول وابتسامة وعندما تسأل عن المدير فتبادر بسؤال من معي أو من أنت؟ يعطيك انطباعا بأنه اخرس وتراه يمثل أنه مشغول بالتليفون أو بالكتابة أو بالنظارة أو قد يغادر مكتبه للحمام أو بغية شرب فنجان قهوة أو كوب شاي، يقدم اجابات مائعة وكاذبة احياناً، هذا النوع كتلة من الغطرسة والمراوغة والكذب واللف والدوران يستهتر بالعملاء ولا يدري أنه يستهتر بمديره، لأنه يظن أنه وضع في هذا المكان ليسخر من الناس ويعاملهم باستهتار ويظن أنه هو باختصار يعكس شخصية سعادة المدير التابع داخل مكتبه، وهناك من يرغب في النوع الأول من السكرتارية، بينما يرغب آخر في النوع الثاني وربما لو وجد من هو أسوأ منه لما تأخر ونصيحتي -والكلام مازال علي لسان شادي عبد السلام- لكل من ينوي أن يكون يوما ما سكرتيرا جيداً أن يكون من النوع الأول خاصة وأن العالم يتطور بشكل مذهل واصبح الطريق شاقاً علي المجتهد فما بالك بغيره؟ !
ورغم اعترافها بضرورة صراحة السكرتيرة مع العملاء تؤكد وسام إبراهيم أهمية الصدق والصراحة وعدم اللف والدوران لأنه لا نجاح بدون صدق واخلاص وتشكل السرية عاملاً اساسيا في نجاح السكرتيرة سواء السرية الكاملة علي ملفات الإدارة أو علي ملفات المراجعين والمحافظة علي اسرار الموظفين وعدم افشاء أي اسرار تخصهم كالجزاءات والمكافات الممنوحة لهم ففي النهاية تعكس السكرتيرة المحترفة الشكل الحقيقي للإدارة أوالمؤسسة التي تعمل بها وتعكس شكل ومكانة المدير أو المؤسسة التي يعمل بها فهو عمل يتاج إلي ذكاء وبديهة وحضور واخلالص ومتابعة وصبر حتي يستطيع صاحبه الوصول إلي النجاح من خلاله .